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02/03/2009

La facturation électronique : levier de réductions de coûts

L'évolution des normes réglementaires va prochainement accélérer l'usage de la facturation électronique. D'ores et déjà, la tendance le confirme. Chaque année, un nombre croissant d'entreprises franchissent le pas car les bénéfices d'une telle démarche sont notables : réduction de coûts, gains de productivité et préservation de l'environnement. Cependant, mettre en place une stratégie « e-invoicing » ne s'improvise pas...

 

Réussir un projet de facturation électronique - et en exploiter le plein potentiel - nécessite de maîtriser de multiples facteurs organisationnels, fonctionnels et techniques complexes.

Contexte et enjeux

Indéniablement, Bruxelles a décidé d'accélérer le développement de la facturation électronique en Europe. Et, les preuves de son volontarisme se multiplient. Courant 2007, la Commission européenne a mis en place le Groupe d'experts EU e-Invoice, chargé d'établir un cadre pour l'usage de la facturation électronique à horizon 2009. Ce groupe vient par ailleurs de publier un rapport intermédiaire. En décembre 2008, un programme d'actions visant à favoriser le recours à l'« e-facturation » est établi. Enfin, le 28 janvier 2009, la Commission européenne a adopté une proposition qui, outre réduire les charges pour les entreprises et renforcer la lutte contre la fraude fiscale, modifierait les normes de facturation et faciliterait la pratique de la facturation électronique pour les entreprises. Cette proposition - qui modifierait la directive TVA de 2006 - accorderait de surcroît à la facturation électronique autant de valeur juridique et fiscale que la facturation papier.
Dans l'hypothèse où cette dernière proposition de directive était approuvée, le nouveau contexte législatif en matière de facturation électronique réduirait très certainement la réticence des entreprises à choisir ce procédé. En effet, aujourd'hui l'usage de la facturation électronique est principalement freiné par les contraintes fiscales (TVA) et réglementaires (signature électronique, horodatage...). Il est donc à parier que ces nouvelles conditions juridiques, conjuguées aux dispositifs techniques existants et éprouvés, stimuleraient fortement le marché B2B de l'« e-invoicing ». Pourquoi ? Parce que l' « e-facturation » permet de répondre à des enjeux clés posés aux décideurs en ces temps de crise économique et de prise de conscience écologique : réduction de coûts, amélioration de la productivité, préservation de l'environnement.

Facturation électronique vs. Dématérialisation fiscale

Préalablement, rappelons ce qu'est une facture électronique.
Selon le Groupe d'experts EU e-Invoice, il s'agit du « terme générique pour désigner une facture dématérialisée ». La facture correspond à « un document (ou un ensemble de données référencé sous le terme facture) qui précise officiellement les éléments de toute ou partie d'une transaction et de l'ensemble des informations relatives au règlement de la transaction, en affichant de manière précise et distincte les taxes appliquées ». Une facture a donc deux finalités : formaliser une transaction commerciale et servir de justificatif comptable et fiscal.
Ces deux objectifs conduisent à introduire une différence juridique fondamentale entre la facturation électronique et la dématérialisation fiscale.
La simple facturation électronique (article 289 bis du Code Général des Impôts) correspond au transfert d'un document dématérialisé qui ne peut se substituer comme preuve juridique et fiscale à une facture papier. L'échange s'effectue sous forme structurée (formats EDI, xml...) ou non-structurée (image électronique sous formats pdf, tiff...).
La dématérialisation fiscale (article 289 V du CGI), elle, consiste à l'envoi télématique d'une facture électronique qui se suffit à elle-même pour constituer une preuve juridique et fiscale. Le document doit toutefois respecter une série de protocoles pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la conformité aux normes légales (signature digitale, certificat électronique délivré par une partie tierce de confiance, archivage dans un coffre-fort électronique certifié...).

Conduire un projet de facturation électronique

Par ses dimensions légales, fiscales, comptables, organisationnelles et techniques complexes, un projet de facturation électronique doit associer étroitement les Fonctions Finances, Juridiques, Achats, Qualité et Systèmes d'Information. En amont du projet, les décideurs devront rapidement effectuer des analyses structurantes : cadre et définition du périmètre, quantification des gains économiques, plan d'investissements, dossier d'internalisation ou d'externalisation, étude d'acquisition de licences ou développement d'outils internes, sélection des partenaires, etc. Autant d'éléments critiques qu'il faudra considérer pour optimiser la chaîne de valeur facturation en termes de coût, qualité, délai et conformité juridique. En aval, la conduite du changement doit être particulièrement suivie pour réussir la transformation des usages et établir une rupture avec les pratiques traditionnelles. La conduite d'un projet de facturation électronique implique donc de gérer de multiples détails, tant techniques que fonctionnels ou organisationnels. A partir de préconisations issues d'une méthodologie éprouvée, Sia Conseil a défini l'ensemble des tâches à mettre en oeuvre et identifié les points critiques à sécuriser pour réussir un projet de facturation électronique.

Les intérêts de la facturation électronique

Quels sont les bénéfices attendus de la mise en oeuvre d'un programme de facturation électronique ?
Sur le plan économique, le e-invoicing permet une réduction significative des coûts de traitement, d'impression, d'affranchissement postal, de logistique, d'archivage, etc. Couplé à un système de eBill Payment , il peut également diminuer les délais de paiement et automatiser les traitements comptables. Par ailleurs, un processus de traitement 100% électronique est plus rapide et peut réduire le nombre de litiges clients/fournisseurs par rapport au mode de facturation classique.
En matière de qualité de production et de service, le processus e-invoicing est un levier de productivité. Il fournit un gain de temps et une diminution du risque d'erreur par la rationalisation et l'automatisation du suivi des envois/réceptions et du traitement des factures. La sécurité est accentuée grâce à l'authenticité et l'intégrité des données.
Enfin, en termes de développement durable et de respect de l'environnement, la mise en place d'un processus de facturation électronique s'inscrit pleinement dans la stratégie « verte » des entreprises. Dématérialiser les factures, c'est s'affranchir des échanges et volumes de papiers. L'avantage ? Préserver la nature et réduire l'empreinte carbone des entreprises par la réduction (voire la suppression) de l'utilisation de bois, de la logistique, des impressions et de l'archivage physique.

En conclusion, les intérêts de la facturation électronique sont nombreux et répondent aux enjeux majeurs actuels. L'explosion du e-business, l'application des directives européennes et des nouvelles normes réglementaires (e.g. SEPA), la tendance à la dématérialisation (« zéro papier »), la prise de conscience environnementale sont des facteurs qui favoriseront le développement de l'e-invoicing. Et la marge de progression est énorme lorsque l'on sait que moins de 5 % des factures produites chaque année en France sont éditées sous forme électronique... Le passage à la facturation électronique est un phénomène qui s'accélère : un nombre croissant d'entreprises se lancent dans la mise en oeuvre de ce type de projet attirées par les perspectives de réduction de coûts, d'amélioration de la productivité et de préservation de l'environnement.

 

 

 

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